Fazer uma boa gestão de EPI é essencial para qualquer empresa que precise utilizar esse tipo de material. Porém, essa é uma tarefa que pode ser difícil. Por isso, hoje você vai conferir 5 dicas para facilitar a entrega de EPI na sua empresa e otimizar sua gestão.

Normalmente, é comum que as empresas que utilizam EPIs precisem armazenar diferentes tipos desses equipamentos. Sendo assim, um dos grandes desafios do controle de EPI é manter o estoque em dia. Ou seja, saber o que sai e o que entra.

Isso porque, diariamente, trabalhadores retiram luvas, capacetes, óculos de proteção, entre outros itens. Existem diversos tipos de EPI diferentes, sem contar tamanhos e modelos específicos para cada colaborador.

Então, todas essas informações podem acabar confundindo o responsável por cuidar desse estoque. Mas, é possível contar com a ajuda de algumas ferramentas e dicas de controle de EPI para deixar seu trabalho mais tranquilo.

No blog de hoje, você vai conhecer alguns métodos, tecnologias e práticas para facilitar a gestão do seu EPI. Assim, será possível simplificar o seu controle desses materiais, trazendo maior eficiência e segurança para a empresa.

1 – Você deve registrar a entrega de EPI

Primeiramente, será necessário que você mantenha um registro sobre os EPIs que chegam e os que saem para os colaboradores. Isso porque essa é a atitude que mais vai beneficiar a qualidade do seu controle de EPI.

Mas, esses registros precisam ser realizados com clareza. Sendo assim, o ideal é delegar essa tarefa para uma pessoa ou equipe, em geral do RH ou SESMT.

Tudo vai depender do tamanho da empresa e de qual a quantidade necessária de EPIs. Será preciso acompanhar a chegada de novos equipamentos, bem como distribuí-los de maneira correta.

Entenda a importância da gestão de documentos

Então, é necessário utilizar o que chamamos de ficha de EPI. Esse é um documento que vai ser assinado pelo trabalhador, e registra a entrega de EPI.

As fichas de EPI possuem validade legal e auxiliam a proteger a empresa em caso de processos trabalhistas. Porém, será preciso armazená-los de maneira correta.

Por fim, uma nova ficha deve ser gerada a cada vez que o setor realizar a troca, reposição ou substituição de um EPI. Isso porque esse documento vai regular o estoque e apontar a compra de novos equipamentos.

2 – Programe a compra dos equipamentos

Os dados fornecidos pela ficha de EPI serão fundamentais para controlar o estoque de equipamentos. Dessa forma, a empresa poderá realizar a compra de novos EPIs sempre que necessário.

Porém, é preciso ficar atento na hora de realizar essas compras. O melhor é programar esse tipo de ação. Então, crie um planejamento de compras para manter sempre o estoque em dia.

Isso porque, ao prever a recompra, você poderá aproveitar preços melhores, promoções e outros descontos. Portanto, não se esqueça de realizar a gestão de compras.

Uma das melhores dicas de controle de EPI, quando se fala em compra de materiais, é adquirir lotes maiores. Essa prática vai te garantir valores mais competitivos por produtos de alta qualidade.

Para ter tudo sobre controle, antecipe as necessidades dos trabalhadores e programe as datas para trocas e substituições. Além disso, foque nos equipamentos mais utilizados.

Dessa forma, você vai poder garantir a segurança dos colaboradores, ao mesmo tempo em que vai economizar ao comprar EPI.

3 – Gestão de EPI e estoque

Empresas pequenas costumam adquirir EPIs apenas em momentos de necessidade. Essa pode parecer uma boa técnica de gestão, mas ela não é muito benéfica para a saúde do setor financeiro.

Isso porque comprar equipamentos só quando o estoque acabar vai fazer com que os materiais sejam mais custosos. Então, a sua entrega de EPI será beneficiada ao manter uma reserva de equipamentos sempre à disposição.

É por isso que é sempre bom acompanhar de perto o seu estoque. Você deve garantir com que ele tenha sempre alguns EPIs de sobra.

Assim, será mais fácil de resolver o problema em casos de novos trabalhadores, trocas e substituições. Esse método também vai agilizar a distribuição de novos EPIs quando ocorrem danos nos equipamentos, além do extravio.

Para garantir um bom estoque, é preciso entender as práticas de uso, manutenção e armazenamento de EPIs por parte de seus colaboradores. Como visto nas dicas anteriores, a ficha de EPI pode te ajudar nessa tarefa, principalmente se ela for feita de forma automatizada.

Dessa forma, você pode criar uma estatística de quantas vezes precisará substituir tudo durante o ano, além de outros dados, como:

• Tamanhos de EPIs mais utilizados;
• Colaboradores que mais retiram equipamentos;
• Quais são os EPIs fundamentais para que a empresa funcione corretamente.

Assim, essas informações tornam possível compreender qual o tamanho do estoque de EPIs que você precisará manter. Com isso, garante-se a segurança dos funcionários.

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Outros benefícios estão na manutenção do funcionamento do negócio, além da liberação de espaço. Isso ocorre com a remoção de EPIs desnecessários em estoque.

4 – A entrega de EPI depende do armazenamento

Não é preciso saber apenas como anda o seu estoque. Também é necessário entender como armazenar os EPIs de maneira correta.

Isso porque o prejuízo pela recompra de um equipamento que nem teve a chance de ser utilizado é algo extremamente ineficiente. Ou seja, a sua gestão de EPI é afetada simplesmente pela falta de cuidado.

Porém, esse tipo de situação acontece, e é muito mais comum do que você imagina! É normal que os equipamentos que não foram armazenados corretamente sejam substituídos ainda antes da entrega de EPI.

Assim, a sua gestão de compras para esses materiais sai prejudicada. A empresa vai gastar muito mais com EPIs do que seria necessário. Ou seja, apenas prejuízos no orçamento.

Portanto, é preciso se preparar para evitar esse tipo de problema. Então, defina um local apropriado para manter o seu estoque de materiais.

Uma das melhores dicas de gestão de EPI, quando se fala em estoque, são as prateleiras em um ambiente com baixa umidade.

Além disso, elas devem estar em locais com temperatura estável, sem muitas variações. Também é preciso conferir se o material não apresenta nenhum tipo de dano antes de entregá-lo ao trabalhador.

5 – Utilize um software de gestão de EPI para melhorar a entrega de equipamentos

Por fim, uma das melhores dicas para melhorar sua entrega e controle envolve o uso de um software de gestão de EPIs. Isso porque, hoje em dia, esses aplicativos podem facilitar muito o seu cotidiano na logística dos materiais.

Sendo assim, eles vão te ajudar durante a compra, reposição, distribuição e recolhimento dos EPIs. Logo, eles são essenciais para que seja possível gastar menos, ao mesmo tempo em que se garante a segurança dos colaboradores.

Os EPIs são obrigatórios e, como aponta a Norma Regulamentadora nº6 (NR-6), a empresa é a responsável pelo fornecimento. Sendo assim, todos os trabalhadores que enfrentam riscos de acidentes e à saúde em geral no ambiente de trabalho precisam desses equipamentos.

Então, um software de gestão de EPI vai garantir com que você consiga cumprir essa normas com mais facilidade. Além disso, eles contam com uma base de dados interessante, que armazena até as fichas de EPI, de maneira digital. Com isso, é possível se proteger em casos de processos trabalhistas.

Porém, o sistema precisa estar atualizado e adequado às necessidades da sua empresa. E você deve mantê-lo sempre informado das entregas, novas compras, estoque e outros detalhes referentes ao controle dos EPIs.

Outro ponto importante é que os softwares vão te ajudar a ficar em dia com os Certificados de Aprovação (CA) dos EPIs. Isso porque esse documento é importantíssimo para a utilização dos equipamentos.

Com todos esses detalhes inseridos no sistema, será mais fácil de tomar decisões administrativas em relação aos dispositivos de segurança. Além disso, você também vai começar a notar uma certa economia ao comprar EPI.