Gestão de Documentos: como fazer e para que serve? - DuaPi Epi

Blog Conteúdos sobre gestão de EPIs,
segurança do trabalho e novidades do segmento.

Publicado em 14 de julho de 2021 na categoria #Artigos

Gestão de Documentos: como fazer e para que serve?

gestão de documentos duapi sistemas

Como fazer a Gestão de Documentos da sua empresa

A gestão empresarial exige o controle de muita papelada. Mas será que existe alguma maneira de fazer isso de forma mais simples? É para responder essa pergunta que hoje vamos falar sobre a gestão de documentos.

Isso porque todas as empresas precisam gerenciar documentos essenciais para seu funcionamento. Alguns deles são:

Portanto, nada mais justo do que encontrar uma forma de organizar tudo rapidamente e com eficiência.

É ai que entra a gestão de documentos, reduzindo a papelada, riscos jurídicos e possíveis despesas desnecessárias.

organizar arquivos com a gestão de documentos
A papelada pode ser muito prejudicial para a sua empresa

Então, o blog dessa semana vai abordar tudo sobre o tema. Aqui você vai aprender mais sobre esse método, para que serve, os benefícios e como fazer na sua empresa.

O que é gestão de documentos

A gestão de documentos é uma maneira de facilitar o controle dos arquivos da sua empresa. Ela ocorre através de processos de armazenamento, organização e uso inteligente desses arquivos.

Dessa forma, fica mais fácil de controlar todo tipo de documento, seja ele qual for.

Um detalhe importante é que a gestão de documentos pode ser feita de maneira física ou digital. Então, é preciso entender o que mais beneficia a sua empresa.

Isso porque cada uma atua de formas diferentes. Mas, é comum que, quanto mais tempo no mercado, mais documentos são usados e arquivados.

Assim, é visível que é preciso de cada vez mais espaço para o armazenamento dos papéis.

Além disso, a demora no manuseio desses documentos e até a perda de arquivos importantes pode começar a acontecer com mais frequência.

Logo, ela é importante para que a empresa possa seguir atuando de forma ágil e precisa.

Os benefícios da gestão de documentos

Agora que você já sabe mais sobre o que é a gestão de documentos, é hora de conhecer os vários benefícios que ela oferece.

Portanto, confira abaixo quais são eles e como esse método organizacional pode ajudar na sua empresa.

Processos mais ágeis para a sua empresa

O primeiro benefício está na maior rapidez nos processos de controle de documentos da sua empresa.

Isso porque esse método organizacional busca arquivar os documentos seguindo o tipo e a necessidade deles.

Assim, arquivos mais importantes e sigilosos precisam de armazenamento em locais mais seguros, por exemplo.

Já os documentos mais acessados devem ser guardados em locais de fácil alcance. Isso facilita a rapidez na procura e utilização.

arquivo desorganizado documentos
Chega de perder tempo em arquivos desorganizados e extensos

Um cenário que exemplifica bem a importância dessa agilidade é uma empresa com alta rotatividade no quadro de colaboradores.

Esse tipo de organização depende muito de o RH conseguir trabalhar de forma rápida e eficiente. Para tanto, os profissionais precisam acessar contratos de trabalho com maior frequência.

Sendo assim, vai ser necessário armazenar os documentos de forma precisa, seja física ou digitalmente.

Isso vai economizar tempo na hora de procurar por arquivos específicos, o que agiliza outros processos internos da empresa.

Além disso, os profissionais do RH conseguem focar em tarefas mais importantes do que encontrar o que procuram no meio da papelada.

A gestão de documentos reduz certos custos

Após acelerar a procura pelos documentos, fica evidente que a empresa vai poder economizar em alguns pontos específicos.

Isso porque os níveis de produtividade sobem, tanto do RH quanto dos outros setores afetados pelas contratações e desligamentos.

Aprenda a melhorar o seu controle de EPI em apenas 5 passos.

Afinal, todo gestor sabe que uma má organização pode trazer custos desnecessários, principalmente por conta de erros operacionais e retrabalho.

Dessa forma, a empresa acaba sofrendo com problemas de orçamento. Logo, a gestão de documentos pode ser aplicada com poucos investimentos, mas gera bons resultados.

Ela também oferece maior segurança jurídica

Por fim, vai ser muito mais fácil trabalhar dentro da lei. Você sabe que os documentos podem garantir essa atuação legal com facilidade, caso estejam arquivados corretamente.

O ASO, por exemplo, informa que o funcionário está apto para atuar na empresa. Logo, ele é importante para que a empresa possa demonstrar que não ignora nenhum detalhe na contratação.

Outros documentos importantes são encontrados aos montes no meio da papelada, com os registros de ponto e as folhas de pagamento.

Caso tudo isso esteja armazenado e organizado corretamente, a empresa poderá garantir mais segurança contra processos trabalhistas. Assim, você evita dores de cabeça.

processo trabalhista
Evite as dores de cabeça causadas pelos processos trabalhistas

Porém, é importante que tudo seja controlado de maneira precisa e eficiente, para que nenhum documento se perca quando se tornar necessário.

Como fazer a gestão de documentos na sua empresa

Como você viu acima, a gestão de documentos pode melhorar o desempenho e até gerar economia em algumas necessidades.

Mas, como implantar essa metodologia na sua empresa? Bom, a melhor forma é pelo uso da tecnologia.

Isso porque é muito mais fácil de fazer esse controle através de um sistema de gestão. Eles agrupam os vários dados da empresa em apenas uma plataforma.

Dessa forma, é possível buscar por documentos com muito mais facilidade, apenas inserindo termos de busca, por exemplo. Porém, esses sistemas podem fazer muito mais.

É o caso do DuaPi EPI. Ele oferece tudo o que você precisa para o controle de EPIs, e agora também conta com um módulo de gestão de documentos.

Portanto, se você busca uma ferramenta capaz de organizar e arquivar seus documentos de forma eficiente e veloz, nós podemos te ajudar.

Nosso novo módulo conta com as funcionalidades necessárias para que a sua empresa possa otimizar processos e ainda gerar economia.

Com ele, é possível controlar documentos importantes, como o ASO, atestados, PPRA e muito mais.

Além disso, vai ser mais fácil de ficar em dia com os prazos de renovação dos documentos, por exemplo.

A ferramenta consegue, ainda, gerar alertas para que você não se esqueça desses prazos, além de outras obrigatoriedades.

tela controle de epi duapi
O DuaPi EPI pode te ajudar!

Entre em contato e saiba mais sobre o DuaPi EPI e o novo módulo de gestão de documentos. Temos muito para oferecer, e queremos trabalhar junto com a sua empresa para alcançar melhores resultados.

Se preferir, cadastre-se para um teste grátis de 14 dias na nossa ferramenta e tire suas conclusões. E não se esqueça de acompanhar a DuaPi Sistemas nas redes sociais.

Compartilhe este post:
Deixe seu comentário:Deixe seu comentário: