A organização de uma instituição empresarial provém de diversos fatores. Então, ao gerenciá-los, você estará facilitando a vida de todo mundo que trabalha ali. Portanto, é preciso saber como simplificar o controle de EPI da sua empresa.

Sendo assim, é possível aproveitar esse primeiro semestre de 2021 para organizar seu estoque, manutenções e fatores relacionados aos Equipamentos de Proteção Individual. Então, o melhor a se fazer é cuidar do planejamento para o restante do ano, através da gestão do EPI. Algumas atividades incluem:

• Rever estoques;
• Construir um inventário;
• Avaliar as necessidades de compra de mais EPIs;
• Trocar ou descartar os equipamentos que não estão de acordo com as normas.

Além disso, também será preciso ir atrás dos melhores preços para reestocar os materiais que você precisará pelos próximos meses. Isso porque as distribuidoras de EPIs costumam vender mais barato para compras de grande quantidade.

Seja como for, os materiais de segurança são necessários para trabalhadores que enfrentam riscos, de acordo com a Norma Regulamentadora nº 6. Então, é preciso respeitá-los. Para isso, pode ser que seja uma boa ideia começar a simplificar o controle de EPI em sua empresa.

Como fazer uma boa gestão de EPI?

Simplificar o controle de EPI na sua empresa trará apenas benefícios. Primeiramente, será possível planejar melhor a gestão dos seus Equipamentos de Proteção Individual para longos períodos de tempo. Então, é mais fácil de manter a noção de todo o estoque disponível, o que precisa ser reposto, entre outros detalhes.

Além disso, realizando uma boa gestão de EPI você vai poder saber, com todos os detalhes, quem são os colaboradores que receberam os equipamentos. Dessa forma, em caso de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais, será preciso demonstrar aos fiscais que a empresa disponibilizou e entregou os EPIs.

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Com isso, você poderá evitar multas e outras penalidades fiscais. Porém, é muito mais do que isso. Ao realizar a gestão dos equipamentos, será possível garantir a segurança da sua equipe, mantendo a saúde de todos em dia. Então, como simplificar o controle de EPI?

Como simplificar o controle de EPI?

Para realizar essa simplificação, é preciso ficar atendo em dois detalhes importantes. Isso porque eles serão as formas de se otimizar a sua gestão, quando se fala em EPIs. Além disso, essas duas maneiras também vão fortalecer o seu planejamento de longo prazo:

• Ficha de EPI;
• Planilha de Controle de Estoque.

Essas são as duas ferramentas que vão permitir com que você simplifique o seu controle. Porém, cada uma delas atua de forma diferente, sendo necessário utilizá-las de maneiras variadas. Entenda melhor abaixo.

Ficha de EPI

Essa é uma das ferramentas mais essenciais quando se fala sobre gestão de EPI. Isso porque ela garante com que a empresa possa ter algumas proteções jurídicas, em relação aos acidentes de trabalho, doenças ocupacionais ou processos trabalhistas.

Como você deve imaginar, é possível que a empresa encontre problemas, caso não consiga comprovar o fornecimento dos EPIs. E isso acontece mais do que deveria, mesmo que os equipamentos necessários tenham sido fornecidos, como determina a Norma Reguladora nº6.

A NR-6 também indica que os trabalhadores devem utilizar os EPIs de maneira correta, responsável e segura. Isso pode não ocorrer, o que vai resultar em algum problema para ambas as partes.

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Adiante, pode ser que uma fiscalização passe pela empresa, solicitando a amostragem de todas as fichas de EPI. Por esse motivo, deve-se manter tudo documentado. Isso porque, após conferir essas fichas, o fiscal irá a campo para conferir se tudo está sendo feito como informado.

Então, realizar o preenchimento correto, bem como a armazenagem das fichas de EPI, vai resultar em proteções adicionais contra ilegalidades. Assim, você evita que a sua empresa receba uma multa ou um processo.

Quais os dados necessários?

Para que a ficha de EPI consiga garantir que a entrega dos EPIs ocorreu de maneira correta, ela deve ser completa. Então, é preciso inserir diversos dados importantes no documento, incluindo a sua assinatura. Também é possível realizar a assinatura digital ou a biometria. Outros dados:

• Data de entrega do equipamento;
• Descrição completa do EPI;
• Código do item;
• Validade do Certificado de Aprovação (CA);
• Nome do fabricante;
• Itens adicionais que a empresa achar importante.

Com esses dados, a sua ficha de EPI estará completa, e pronta para simplificar o controle de EPI na sua empresa. Então, nunca se esqueça de preenchê-la, e armazenar em local apropriado.

Planilha de Controle de Estoque

Com o uso desse documento, vai ser possível entender como anda o estoque. Isso porque a Planilha de Controle de Estoque possibilita observar todas as entradas e saídas de EPIs. Além disso, ela também vai permitir:

• Verificar o saldo atual do seu estoque;
• Saber todos os valores gastos em determinado período com os EPIs;
• Acompanhar, todos os dias, o indicador de estoque para cada equipamento.

Com isso, é possível notar que vai ser fácil de simplificar o controle de EPI em sua empresa. Porém, a planilha também indica valores projetados para compras futuras, e a quantidade necessária de cada EPI obrigatório. São dados importantes para uma gestão eficiente e assertiva.

Qual a melhor forma de utilizar esses dados para simplificar o controle de EPI?

Com todas essas informações em mãos, você deve estar se perguntando: “como meu as utilizo para simplificar o controle de EPI?”. Sendo assim, é claro que a melhor resposta para esse questionamento se encontra nos softwares de gestão de EPIs.

Isso porque, através deles, é possível digitalizar todos os processos descritos nesse texto, incluindo o preenchimento da ficha de EPI. Então, a sua administração dos Equipamentos de Proteção Individual será mais assertiva e eficiente.

Através de um sistema de EPI, por exemplo, você pode criar alertas para as datas de vencimento dos CAs. Também é possível ser alertado sobre a falta de algum EPI em estoque. Além disso, você também poderá saber quem são os trabalhadores que mais retiram EPIs fora da entrega padrão.

Dessa forma, sobra mais tempo para realizar outras funções importantes dentro da empresa, o que vai, efetivamente, simplificar o controle de EPI.

Para te ajudar nessa tarefa, apresentamos o DuaPi EPI. Ele é um software de gestão de EPI desenvolvido aqui mesmo, na DuaPi Sistemas, e traz diversas funcionalidades para facilitar o seu cotidiano.

Se quiser saber mais sobre o DuaPi EPI, ou o DuaPi ERP, nosso outro sistema, entre em contato. Ficaremos felizes em apresentar essas ferramentas que vão complementarem a sua gestão empresarial.