Gestores de empresas que precisam utilizar os Equipamentos de Proteção Individual (EPI) sabem que é importante manter o controle destes dispositivos. Além disso, também é previsto por lei, através da Norma Regulamentadora n.º 6 (NR-6). Então, é aí que entra em cena a ficha de EPI.

Ela é um documento necessário para se possa garantir o controle de EPI eficiente e sempre seguro para os colaboradores e a empresa. Mas, quais sãos benefícios que ela pode trazer? E existem formas de tornar esse documento mais ágil e eficaz?

No blog dessa semana, vamos responder essas e outras perguntas relacionadas ao tema. Além disso, vamos apresentar uma solução para modernizar a sua ficha de EPI e melhorar sua gestão.

Porém, antes disso, é preciso entender o que realmente é uma ficha de EPI. Então, para começar, saiba que é por ela que você vai conseguir registrar a entrega dos EPIs para seus colaboradores.

Como você deve imaginar, é preciso que esse registro seja feito, para garantir a proteção do trabalhador e da empresa. Portanto, acompanhe o texto até o final e entenda.

O que é a ficha de EPI?

A ficha de EPI é um documento que registra a entrega dos equipamentos de proteção individual dentro da sua empresa. Por esse motivo, ela é essencial e deve ser sempre realizada.

Em geral, esse documento costuma ser feito à mão, ou ainda com a ajuda de softwares específicos. Independentemente se a sua planilha de EPI é Word ou Excel, é preciso atenção na hora de registrar a entrega.

Se registrado corretamente, esse documento pode proteger a sua empresa contra ações trabalhistas, multas e processos judiciais. Isso porque, como você deve saber, o uso dos EPIs pode evitar acidentes no ambiente de trabalho.

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Então, é papel da empresa garantir o fornecimento deles, de maneira gratuita e acessível. Mas, o colaborador também deve fazer a sua parte. Sendo assim, caso o acidente ocorra por falta do uso dos equipamentos, você poderá comprovar que os entregou corretamente.  

Porém, em casos onde a ficha de EPI não está disponível, ou foi preenchida de maneira incorreta, a empresa pode pagar altas multas. Logo, ela ajuda tanto os profissionais de SST a manterem o controle, quanto a companhia.

Por fim, a ficha de EPI também beneficia o trabalhador, já que será possível garantir a entrega dos EPIs necessários para todos. E lembre-se de que esse processo faz parte das obrigações LEGAIS da empresa, como indica a NR-6.

Como a ficha de EPI funciona?

Como você viu acima, a ficha de EPI é importante tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. Mas esse documento vai além, e também é necessário para uma boa gestão trabalhista, em todos os níveis.

Isso porque, com ela, é possível entender a demanda de cada um dos EPIs, os colaboradores que mais retiram novos equipamentos, e mais. A ficha funciona de maneira a coletar dados importantes sobre a entrega dos EPIs. Entre eles, é possível encontrar:

• Nome e logo da Empresa;
• Nome do Funcionário;
• Número de Registro;
• Função;
• Setor;
• Data de entrega e devolução do EPI; 
• Descrição do EPI;
• Fabricante do produto;
• CA; 
• Quantidade.

Esses são os itens normalmente encontrados em uma ficha de EPI. Mas, é claro que você pode adicionar alguns itens extras, caso sinta a necessidade. Outra opção é utilizar um modelo pronto para seu documento.

Se quiser uma ficha de EPI totalmente funcional, podemos te ajudar.

Com a ficha em mãos, basta preencher os dados exigidos, e arquivar o documento em algum local apropriado, em caso de fichas no papel. Mas, quem utiliza uma planilha deve salvar o documento na pasta correspondente, e seu processo estará mais seguro.

Porém, ainda existe uma terceira opção, que também é mais útil. Então, se você busca modernizar a sua ficha de EPI, considere um sistema de controle de EPI. Portanto, ao final desse texto, você confere um pouco mais sobre o nosso sistema, o DuaPi EPI.

Benefícios da ficha de EPI

Agora que você já sabe mais sobre o que é e como funciona a ficha de EPI, é hora de conhecer as vantagens dela. Portanto, se a sua empresa ainda não realiza esses registros, pode ser uma boa hora para começar.

E o melhor, é que ela pode ser realizada, como visto, no papel, planilha ou ainda por um sistema de gestão de EPI. Para te ajudar a visualizar melhor a importância desse documento, vamos listar algumas vantagens da ficha.

Controle a entrega dos equipamentos

Com o documento, será possível visualizar as entregas dos EPIs aos colaboradores. Assim é mais fácil manter uma gestão segura e eficiente. Além disso, esses dados também são úteis para realizar um controle de estoque mais aprofundado.

Processos trabalhistas e complicações legais

Caso a empresa receba uma Auditoria Fiscal, é possível apresentar a ficha de EPI para comprovar a regularidade das atividades. Assim, você fica em dia com o Ministério do Trabalho.

Outro detalhe, é que as ações trabalhistas podem surgir quando os gestores menos esperam, e terem um efeito devastador. Mas, com a ficha nos arquivos, é possível comprovar a entrega obrigatória dos EPIs.

Entenda o padrão de entrega e uso dos EPIs e economize

Com as fichas de EPI preenchidas e arquivadas corretamente, o gestor poderá conferir dados de entrega e devolução dos dispositivos de segurança. Dessa forma, será possível entender melhor quais colaboradores retiram mais EPIs do que o comum, os que mais danificam equipamentos, entre outros.

Com isso, fica fácil de compreender onde vão parar alguns EPIs que podem sumir dos estoques sem motivo aparente. Além disso, você poderá realizar um controle de estoque mais eficiente, sabendo quando repor os equipamentos, evitando gastos adicionais.

Por que automatizar a ficha de EPI?

Sendo tão importante assim para a empresa, esse documento merece receber uma atenção especial, não é mesmo? Então, considere modernizar a sua ficha de EPI. Alguns dos benefícios obtidos são:

• Deixar o papel para trás;
• Economizar espaço de armazenamento, tanto físico quanto virtual;
• Evitar problemas com as planilhas, como arquivo corrompido, entre outros;
• Fácil acesso em caso de necessitar dos dados;
• Controle mais eficiente com base nas métricas do sistema;
• Praticidade na hora de preencher a ficha;
• Entregas mais rápidas, economizando tempo da equipe;
• Certificado de Aprovação (CA) facilmente conferido;
• E muito mais.

Portanto, automatizar a ficha de EPI da sua empresa pode ser o que falta para que você comece a melhorar seus resultados. Além disso, o melhor é que ainda é possível aproveitar todos os outros benefícios do sistema.

Para saber mais, entre em contato com nosso time de especialistas, e conheça o DuaPi EPI. Se preferir, cadastre-se para um teste grátis de 14 dias, e comece a experimentar hoje mesmo.